Convertește un fișier Word în PDF

Pentru cărțile broșate, fișierele în format PDF sunt preferabile documentelor Microsoft Word. Fișierul PDF nu depinde de limitările sistemului, de caracteristicile imprimantei sau de fonturile disponibile. Documentele PDF vor arăta la fel pe orice computer.

Probleme de formatare și remedieri comune

Este mai ușor să vedeți problemele de formatare pe care le are documentul dvs. dacă modificați setările de vizualizare în Word. Încercați să utilizați:

Vizualizare proiect. Accesați fila View/Vizualizare și faceți clic pe Draft/Schiță în secțiunea „Wiews/Vizualizări”

Afișați butonul de formatare. Accesați fila Home/Acasă și faceți clic pe butonul Afișare / Ascundere formatare (¶) din secțiunea „Paragraph/Paragraf”

Afișați panoul de formatare. Țineți apăsată tasta „Shift” și tastați „F1”. Faceți clic pe conținut pentru a vedea modul în care este formatat textul și pentru a vedea link-uri către meniuri, pentru a face ajustări. De asemenea, puteți utiliza opțiunea de comparare pentru a vedea cum diferă formatarea de la o selecție la alta.

Panoul de navigare. Accesați fila View/Vizualizare și faceți clic pe Navigation Pane/Panoul de navigare din secțiunea „Show/Afișați”. Când se deschide panoul, faceți clic pe Pages/Pagini. Acest lucru vă poate ajuta să vedeți dacă dimensiunile paginii diferă

Mărimea paginii

Dimensiunea paginii trebuie să fie aceeași cu dimensiune paginii în imprimanta PDF. Pentru a vă asigura de acest lucru:

• Accesați File/Fișier > Print/Imprimare
• Selectați imprimanta AdobePDF și faceți clic pe Printer Properties/Proprietăți imprimantă
• În fila de setări Adobe PDF, faceți clic pe butonul Add/Adăugare de lângă Page Size/Dimensiunea paginii Adobe PDF
• Dați un nume dimensiunii paginii, adăugați dimensiuni, apoi faceți clic pe butonul Add/Modify (Adăugare/Modificare)

Dimensiunea paginii ar trebui să fie acum disponibilă pentru a fi selectată ca opțiune Print to PDF.

Numerotația paginilor

•  Verificați secțiunile. Pentru a avea numerotarea separată a paginilor într-o secțiune, deconectați-o de la secțiunea anterioară. Pentru a deconecta secțiunile, accesați bara de instrumente Header/Footer (Antet/Subsol)
• Setați imprimanta implicită la Adobe PDF înainte de conversie. Word repaginează în funcție de imprimanta implicită.

Page breaks/Întreruperi de pagină

Căutați Page Breaks/Întreruperi de pagină nedorite. Cu funcția Show Formatting / Afișare formatare (¶) din secțiunea „Paragraph/Paragraf” selectată, veți putea vedea întreruperile de pagină și le veți puteți elimina.

Verificați setările de Paragraph/Indents (Paragraf/Indentări) și Spacing/Spațiere. Asigurați-vă că valorile Spacing before/Spațiere înainte și/sau Spacing After/Spațiere după nu sunt prea mari.

Verificați întreruperile de paragraf/linie (Paragraph/Line) și cele de pagină (Page Breaks) și examinați setările pentru:

Întrerupere de pagină înainte (Page Break Before). Această funcție inserează întreruperi de pagină înainte de paragrafe.

Păstrați cu următorul (Keep With Next). Această funcție previne întreruperile de pagină între paragrafele curente și următoarele.

Păstrați liniile împreună (Keep Lines Together). Această funcție previne întreruperile de pagină dintr-un paragraf.

Verificați setările distanțelor De la margine / antet sau subsol (From Edge/Header/Footer). Asigurați-vă că valorile nu au valori prea mari, deoarece aceasta va determina cât de departe de marginea paginii plasează Word antetul sau subsolul.

Pagini goale

Word presupune că fiecare foaie de hârtie are o față și un spate. Aceasta înseamnă că fiecare pagină de dreapta (odd – impară) are implicit și o pagină de stânga (even – pară). Când începeți o nouă secțiune, Word va începe acea secțiune pe o pagină de dreapta. Dacă ultima pagină a unei secțiuni este o pagină de dreapta sau dacă întreruperile de pagină sunt create cu opțiunea „Pagină impară/de dreapta/Odd”, pagina pară/de dreapta/Even nu va apărea ca o pagină nouă în Word, dar Adobe va vedea un gol între două pagini impare și va insera automat o pagină goală. Pentru a evita paginile goale nedorite:

Utilizați ca întrerupere de secțiune funcția Next Page/Pagina următoare. Dacă aveți în continuare probleme, schimbați de la Section Break (Întrerupere de secțiune) > Next Page (Pagina următoare) la Section Break (Întrerupere de secțiune) > Continuous (Continuă)

Dacă utilizați margini oglindă, folosiți întreruperea de secțiune pentru pagina pară/even.

Întreruperile de pagină directe (Ctrl + Enter) pot fi problematice în Word. Acestea pot genera pagini goale dacă sunt utilizate după o întrerupere de pagină.

Spațiere între rânduri

Utilizați formatarea stilului și a paragrafului pentru a menține rândurie laolaltă. Sau verificați aceste setări, dacă există spații neintenționate în fișierul dvs.

Setările Keep with next/Păstrați cu următorul, Keep lines together/Păstrați rândurile împreună și Page break before/Întrerupere de pagină înainte vă pot menține secțiunile împreună sau pot remedia formatarea nedorită.

Aliniere text

Selectați ultimul paragraf. În fila Home/Acasă, accesați Paragraphs/Paragrafe > Line and Page Breaks /întrerupere de rând și pagină > Pagination/Paginare. Asigurați-vă că toate funcțiile sunt debifate.

În fila View/Vizualizare, bifați afișarea panoului de navigare/Navigation Pane. Selectați pagina și accesați fila Page Layout/Aspect pagină. Evidențiați acea pagină și accesați Page Setup/Configurare pagină > Layout/Aspect > Page/Pagină > Vertical alignment/Aliniere verticală și asigurați-vă că scrie Top/Sus și nu Center/Centrare. Pentru a aplica această setare întregului fișier, selectați tot textul (Ctrl+A) și asigurați-vă că setarea este pentru Top/Sus.

Imagini

Word reduce implicit calitatea imaginilor atunci când salvează documentul. Schimbați acest lucru accesând File/Fișier > Word Options/Opțiuni Word > Advanced/Avansat și bifați funcția Do not compress images in file/Nu comprima imaginile din fișier”.

Măriți imaginea la dimensiunea dorită înainte de a o introduce în fișierul Word. Redimensionarea după plasare va reduce rezoluția;

Inserați imaginile folosind funcția Place/Amplasare, nu trageți imaginile în document, deoarece această acțiune va reduce rezoluția;

Alegeți funcția de tipărire „Print to PDF” în loc de „Save As PDF”. Astfel, imaginile dvs. vor rămâne la rezoluția de 300 PPI (pixeli per inch);

Lipsesc imagini? Accesați File/Fișier> Options/Opțiuni > Afișare> Printing Options/Opțiuni de imprimare și bifați una sau ambele funcții „Print Background Colors and Images/Tipăriți culorile de fundal și imagini” și „Print Drawings Created in Word/Imprimați desenele create în Word”;

Nici acum nu aveți toate imaginile? Acest lucru se datorează adesea utilizării unei aplicații de creare a fișierelor PDF terț. Încercați o altă aplicație.

Fonturi încorporate

În fișierul PDF, accesați File/Fișier> Properties/Proprietăți. În fila Font, va fi o listă cu toate fonturile din fișier. Dacă este încorporat ca subset, aceasta înseamnă că sunt încorporate numai caracterele utilizate în document. Acest lucru poate provoca uneori probleme cu fontul, deoarece harta completă a caracterelor nu este disponibilă la imprimare.

Unele fonturi nu se vor încorpora dacă sunt conținute într-un tabel sau într-o diagramă sau aduse dintr-un alt program precum Excel. Anumite fonturi nu se vor încorpora dacă fișierul fontului nu permite utilizarea comercială.

Dimensiunea PDF-ului

În PDF, faceți clic pe File/Fișier> Properties/roprietăți. În fila Descriere, dimensiunea paginii va fi spre partea de jos.

Verificați setările

Pentru a vă asigura că fișierul dvs. arată conform intenției, vă recomandăm să verificați setările.

Crearea unui PDF

În setările PDFMaker, lăsați nebifată opțiunea „Convert Document Information / Conversia informațiilor despre document”. Dacă este bifată, poate provoca probleme în structura fișierului.

Tipărirea în PDF

Când imprimați pe imprimanta Adobe PDF sau utilizați PDFMaker, documentul se va reașeza pentru a se potrivi cel mai bine cu imprimanta. Pentru cele mai bune rezultate:

1. Setați imprimanta Adobe PDF ca imprimantă implicită. În setarea de dialog File/Fișier> Options/Opțiuni> Advanced/Avansat> Layout Options/Opțiuni de aspect, bifați „Use printer metrics to lay out document / Utilizați valorile imprimantei pentru a dispune documentul”
2. Accesați File/Fișier> Imprimare, selectați imprimanta AdobePDF și faceți clic pe Proprietăți imprimantă
3. În fila de setări Adobe PDF, selectați „PDF / X-1a”. Dacă această opțiune nu este disponibilă pe sistemul dvs., selectați „Tipărire de înaltă calitate” sau „Calitate presă” din lista de presetări

Incorporarea fonturilor

Încorporarea fonturilor nu este setată în mod implicit. Accesați Fișier> Opțiuni> Salvare și bifați caseta „Încorporați fonturile în fișier”. Asigurați-vă că casetele „Încorporați numai caracterele utilizate în document” și „Nu încorporați fonturi de sistem comune” sunt debifate.

Sfaturi pentru evitarea respingerii fișierelor

Faceți întotdeauna o copie a fișierului pentru a lucra înainte de a-l formata. În acest fel veți avea o copie de rezervă curată.

Documentul Word arată diferit în funcție de computer

• Word folosește imprimanta implicită pentru a afișa documentul. Utilizați întotdeauna Adobe PDF sau PDFMaker ca imprimantă implicită pentru a vă asigura că fișierul Word apare la fel atunci când utilizați un computer diferit
• Este posibil ca fonturile instalate pe un computer să nu fie pe altul. În acest caz, fontul va fi înlocuit. Dimensiunea și spațiul caracterelor pot varia semnificativ de la un font la altul. Acest lucru poate schimba dramatic formatarea

Fișierul Word este corupt

Un fișier DOC și un fișier DOCX nu sunt aceleași, iar formatele de fișiere nu trebuie modificate. Fișierele DOCX sunt capabile să stocheze informații despre fișiere diferit de fișierele DOC. Când salvați un DOCX ca DOC, informațiile despre fișier sunt degradate, ceea ce poate deteriora un fișier.

Remedierea unui fișier Word corupt

Există patru moduri de a suprascrie erorile fișierului sau de a remedia problemele de structură:

• Redenumiți fișierul. Acest lucru poate suprascrie datele eronate introduse în salvările anterioare.
• Copiați într-un document nou. Datele arhivate sunt stocate la sfârșitul documentului. Activați Afișați formatarea pentru a vedea semnele de formatare. Copiați totul, cu excepția ultimei etichete de paragraf (¶), apoi lipiți într-un document nou.
• Salvați fișierul ca XML. Aceasta va rezolva problemele legate de structura fișierelor. Fișierul XML poate fi apoi salvat din nou ca document Word.
• Salvați fișierul ca TXT. Aceasta va elimina toate formatările și orice erori de formatare care au fost introduse în fișier. Copiați totul și lipiți într-un document nou. Apoi, puteți reformata fișierul.

Comenzi rapide de la tastatură pentru a elimina formatarea

• CTRL + Spațiu. Aceasta elimină toate formatările la nivel de caracter. Selectați textul, apoi țineți apăsat CTRL și apăsați bara de spațiu pentru a elimina fonturile, subliniind, caractere aldine și cursive pentru a readuce textul la valorile implicite.
• CTRL + Q. Aceasta elimină toate formatările la nivel de paragraf. Selectați textul, apoi țineți apăsat QTRL și apăsați Q pentru a elimina orice spațiu între linii, linie înainte / după paragrafe, liniuțe etc.

Sfaturi pentru utilizatorii de Mac

• Convertiți fișierul în format Rich Text (RTF) pentru a păstra formatarea. Deschideți din nou fișierul RTF în Word pentru Mac și convertiți-l înapoi în formatul său nativ. Acest lucru poate elimina deteriorarea fișierului
• Copiați totul, cu excepția ultimului semn de paragraf (¶) într-un document nou. Marcajul de paragraf „păstrează” anumite stiluri și formatări de secțiuni în Word pentru Mac. Lăsând acest semn în urmă se vor elimina uneori daunele fișierului
• Faceți clic pe Selectare totală din meniul Editare, țineți apăsată tasta Shift și apăsați tasta Săgeată stânga o dată. Eliberați tasta Shift
• Faceți clic pe Copiere din meniul Editare, apoi faceți clic pe Document nou gol din meniul Fișier
• În noul document, faceți clic pe Lipire din meniul Editare. Apoi puteți aplica din nou formatarea stilului și a secțiunii
• Copiați toate într-un fișier numai text și apoi copiați înapoi într-un nou document gol în Word pentru Mac. Acest lucru va elimina toate formatările și, sperăm, daunele fișierului din fișier. Dar acest lucru va necesita, de asemenea, reformatarea